por onde começo?

O primeiro passo para começar a planejar o casamento é organizar as idéias. Para evitar qualquer futuro desentendimento e até já começar a prática de compartilhar (que acredito ser um dos valores centrais do casamento), os noivos deveriam começar a pensar em como seria o casamento dos dois somando-se a vontade de cada um. Além disso é preciso definir como vocês vão bancar o casamento, como serão divididas as contas dos fornecedores (que não são poucas!) e, principalmente, quanto cada um pode gastar com o casamento.

Definindo essas premissas iniciais, responda a quatro perguntas: (1) quando queremos nos casar, escolhendo algumas opções de data ou períodos (e tenha flexibilidade de data, não cisme com um dia ou mês específico porque esse mercado anda concorridíssimo!), (2) quantas pessoas vocês pretendem convidar (nesse momento rascunhem, literalmente, uma lista de cada um), (3) casaremos na igreja ou no próprio local e (4) temos preferência por alguma região específica (localização) ou algum tipo de locação específico (fazenda, salão, danceteria, restaurante etc e lembrando que os valores de locação variam de acordo com o bairro).

Desta forma você estará pronta para iniciar sua busca pelo que deve ser definido em primeiro: a igreja e o espaço, e em seguida o buffet. Lembre-se que, além de uma demanda de data e definição de outros fornecedores a partir da lista de fornecedores cadastrados do local, a locação do espaço e o buffet são os valores mais altos do orçamento. Fechando com antecedência você tem mais tempo para pagar, o que ajuda bastante!

Aqueça os dedinhos e comece a pesquisar os espaços no nosso amigo google. Visite sites de casamento e peça muitos orçamentos para você conseguir comparar preços e ir aprendendo também sobre esse novo mundo que vocês acabaram de começar a explorar. Ao longo de toda a pesquisa por fornecedores (de qualquer natureza), não se esqueça de fazer uma checagem no site reclameaqui.com.br e outros sites de reclamação que conhecer. É o seu grande dia, quantos menos imprevistos, melhor!

A seguir dicas de como escolher cada um desses três fornecedores, e em seguida uma ferramenta que montei para mim e que poderá ajudar você também na organização da avalanche de orçamentos que você vai receber! Para encerrar, a sessão “aconteceu comigo” com relatos da minha experiência que pode se repetir com qualquer um de nós.

Feita uma lista inicial de pesquisa, comece a fazer uma primeira seleção de locais. Quando percebemos que estávamos um pouco perdidos em meio à quantidade de locais que tínhamos pedido o orçamento e que não daríamos conta de ver tudo no tempo que tínhamos, eu e meu noivo tomamos uma decisão: passar na frente de cada local para ver se é realmente o que eles mostram no site. Acreditem, as fotos mostram coisas difíceis de enxergamos na vida real (assim como o photoshop faz com as capas de revistas que tanto invejamos!). Dessa forma conseguimos dar uma boa limpada na nossa lista e partimos para visitar aquilo que realmente nos chamou a atenção e que ao mesmo tempo comportava o nosso ideal de recepção. Além disso, não se esqueça de verificar se há igrejas perto do local.

Algumas perguntas que valem perguntar para o representante do espaço:

  • Quais as datas disponíveis para o mês/época que pretendo me casar?
  • A locação inclui gerador? Se não incluir pergunte se eles trabalham com algum fornecedor específico e leve em consideração na comparação entre preços de locação dos espaços que os valores deste ano (2012, conforme minha pesquisa) para locação de geradores variam entre R$ 1.500 e R$ 2.200;
  • valores diferentes de locação do espaço para o primeiro e o segundo semestre? Surpresa: apesar de maio ser o mês das noivas, o caro é casar entre outubro e dezembro, por causa das cores da primavera e do calor do verão. Sim, pasmem;
  • diferença de valor para casamentos na sexta e no sábado? A maioria dos espaços cobram um valor diferente, e a diferença não é pouca. Tanto é que casar na sexta tem se tornado opção para muitos noivos. Segundo alguns representantes, geralmente o número de convidados que comparecem na sexta é maior que o número de convidados que comparece no sábado já que isso impede que o final de semana seja “perdido”;
  • É obrigatório contratar o buffet do local? Se sim, antes de fechar o local será imprescindível fazer uma degustação;
  • Em relação à contratação de fornecedores não cadastrados, é necessário pagar taxa adicional para que eles possam trabalhar no espaço?
  • Quais mobiliários e serviços estão inclusos no valor? Há necessidade de contratar segurança extra acima de um determinado número de convidados?
  • Qual é o período (horas) de locação do local? Quanto é o pagamento para horas adicionais?

Todas essas perguntas influenciam no orçamento. Portanto, não tenha vergonha de perguntar para poder comparar corretamente os valores!

Com alguns finalistas de espaço escolhidos, faça um levantamento das igrejas próximas ao espaço, caso você não faço questão de se casar em uma igreja específica. Entre em contato com as igrejas para ver as datas e horários disponíveis e cruzar com as datas disponíveis nos espaços que vocês pré-selecionaram.

Algumas perguntas que valem perguntar para o responsável por matrimônios na igreja:

  • Quantos convidados a igreja comporta confortavelmente?
  • O valor da taxa inclui decoração?
  • obrigatoriedade de contratar fornecedores cadastrados na lista de fornecedores da igreja? Se eu contratar o fornecedor que não está na lista, tenho que pagar uma taxa?
  • limite de padrinhos e madrinhas?
  • É possível trazer um pároco de outra paróquia?
  • Quantos casamentos são celebrados por dia?
  • Qual a taxa do curso de noivos e de quanto em quanto tempo é realizado? É possível realizar em outra paróquia? Algumas paróquias realizam o curso de noivos mensalmente, outras paróquias não. Portando informe-se para poder se planejar desde o início, já que o curso é mandatório.
  • A paróquia possui equipamento de som que possa ser utilizado para o casamento? É necessário contratar alguém exclusivo para operar o som?

Caso você esteja se perguntando porque a escolha da paróquia depende da escolha do local, e não o contrário, a resposta é muito simples: porque uma igreja faz mais de um casamento por dia enquanto o espaço faz apenas uma festa por dia. Além disso, muitas pessoas optam por fazer a cerimônia no próprio espaço da festa, o que faz com que sobrem ainda mais igrejas para as noivas que optam por seguir a tradição ao pé da letra.

Caso seu orçamento esteja apertado, as respostas de algumas dessas perguntas é fundamental para dimensionar os custos. A taxa de contribuição de cada igreja varia bastante e geralmente a decoração não está incluída no valor. Desta forma, quanto mais casamentos são realizados em um dia mais pessoas para dividir o gasto com decoração, mas ao mesmo tempo mais “gostos” e sonhos diferentes para se conciliar. As igrejas geralmente tem uma lista de fornecedores cadastrados (que pagam uma taxa para se cadastrar), mas vi casos de igrejas que só permitiam a contratação de 01 fornecedor específico (o que reduz bastante o seu poder de negociação com o fornecedor, já que ele sabe da sua obrigatoriedade de fechar com eles).

Muitos podem estar se perguntando porque a escolha do buffet está no começo do planejamento do casamento. Muito simples: pelo menos em São Paulo, boa parte dos espaços possui buffet próprio e a contratação do espaço implica na contratação do buffet. Ou seja, não adianta o espaço ser bom e a comida deixar a desejar. Da mesma forma que não adianta a lista de buffets credenciados não ser de boa qualidade, caso o buffet aceite outros buffets. Portanto, tudo depende do que você tem em mente.

A escolha do buffet é delicada porque demanda uma degustação. No início esta parte é uma delícia, mas depois de um tempo já não aguentamos mais comer comida de buffet. Tente marcar algumas degustações para durante a semana à noite, no horário do jantar, e lembre-se que trata-se de uma degustação: você deve comer um pouco de cada coisa que lhe é servido. Se você comer tudo do que lhe é servido, no final da degustação você não aguentará mais nada (experiência própria, cheguei a passar mal em algumas degustações de tanto comer).

Ao selecionar os buffets condidatos, pense qual tipo de comida você quer servir: apenas coquetel, coquetel e jantar, finger food (porções pequenas servidas nas panelinhas), só jantar, almoço etc. O modelo mais comercializado hoje é o coquetel + jantar, e é o formato que a maioria dos buffet mandam quando você pede um orçamento. Portanto, se você não quer essa opção, já informe ao buffet quando for pedir o orçamento. Outro ponto importante é que a maioria dos jantares considera o serviço franco americano (aquele que levantamos para pegar a comida na mesa de buffet). Então, se você tem em mente o serviço inglês (o garçom serve seus convidados na mesa), já avise o buffet para que seja considerado no orçamento, já que os valores são diferentes.

Em relação às perguntas importantes:

  • Quais tipos de bebida são servidas durante todo o evento? É cobrada taxa de rolha? (taxa de rolha é uma taxa de serviço cobrada por alguns buffet para servir bebidas adicionais que você compre em separado para servir aos convidados. ex.: uísque, champgne, vinho, etc).
  • Durante quanto tempo é servido o coquetel? E o jantar?
  • O orçamento inclui doces? Quantos doces por convidado?
  • Quantos garçons por pessoa vocês consideram? (geralmente varia entre 01 garçom a cada 16 a 20 pessoas)
  • O buffet fornece mobiliário (mesas e cadeiras) e utensílios (pratos, copos, talheres, toalha, guardanapo etc)? Quais tipos de copo estão inclusos no orçamento? E qual o tipo de cadeira?
  • O buffet fornece o bolo de corte dos noivos?

Os valores de buffet podem variar muito, mesmo com um cardápio parecido (a maioria serve no jantar 01 salada, 01 carne, 01 massa e 02 acompanhamentos, sendo que os itens do coquetel variam mais). Eu cheguei a cotar com buffet que cobrava R$ 45 por pessoa e buffet que cobrava R$ 173 por pessoa. O que eu fiz foi analisar e comparar o que cada pacote incluía (cerveja pode ser um diferencial, um plus), e então fazer uma análise crítica da qualidade que é possível entregar com cada orçamento e o quanto custa fazer um bom jantar (provavelmente todas nós já fomos ao supermercado comprar coisas para fazer uma macarronada). Assim fica mais fácil balizar todas as opções e chegar a uma conclusão do que seria, para vocês, o melhor custo-benefício.

Além disso você terá a experiência da degustação para apoiar sua decisão final. É importante, durante a degustação, notar: como você é servido, a atenção do garçom em notar se você precisa de mais bebida ou comida, se o garçom explica o que está lhe servindo ao colocar a comida na mesa ou apenas deixa na mesa, se a comida vem quente e se tem sabor de comida fresca (e no caso de salgadinhos se eles estão sequinhos ou cheios de óleo).

Quando você for fechar com o buffet, feche para um número inferior de convidados que você tem no rascunho da sua lista e negocie com o buffet de cobrar o mesmo valor caso você acrescente mais convidados até uma certa data. Desta forma você tem mais tempo para fazer ajustes na sua lista de convidados e não paga mais caro por convidado. Além disso, nunca feche com o buffet o número de pessoas exato da sua lista de convidados (se todos os seus convidados aparecerem, parabéns, pode colocar uma faixa de Miss Simpatia!). Por lei o buffet é obrigado a produzir comida e ter espaço suficiente para atender 10% a mais de convidados do que foi definido no contrato. Portanto, feche o buffet para 10% a menos convidados do que está na sua lista, já que esses lugares estarão disponíveis de qualquer jeito.

Montei uma ferramente no excel para ajudar a organizar os meus orçamentos e a comparar o que é fornecido, podendo enxergar o custo-benefício de cada um. Clique aqui para baixá-la.

Outra coisa que me ajudou muito foi visitar sites de casamento. Clique aqui para acessar uma lista de sites úteis.

Em algum momento será bom organizar uma pasta com os principais contratos, números de telefone e referências. Eu coloquei tudo em um fichário com plástico para facilitar guardar tudo e mudar a ordem a toda hora. O objetivo é fazer com que qualquer pessoa que toque na pasta consiga resolver algum problema, principalmente se for no grande dia e você tiver outras mil coisas passando na sua cabeça! Portanto confie em alguém e explique tudo nos mínimos detalhes, caso não tenha assessoria.

Se quiser um modelo, clique aqui, imprima as páginas e vá preenchendo aos poucos.

Montar nossa lista de convidados tem sido um desafio. Quando decidimos casar, definimos que a festa seria para 100 convidados, somente para os amigos mais íntimos. Quando contávamos nos dedos quem chamaríamos, acreditávamos que teríamos vaga sobrando. Até o momento em que colocamos no papel, claro. A lista está em 215 convidados, com uma lista de espera de 30 convidados. Sem contar que cada vez que tentamos reduzir acabamos lembrando de alguém que tínhamos esquecido.

Portanto, se posso dar um conselho: foco, muito foco. Faça-se perguntas como: Há quanto tempo não encontro com essa pessoa? Se quando encontrar a pessoa ela dirá “nossa, como você cresceu!” e no futuro falará isso de novo? Do quanto essa pessoa participou da minha vida nos últimos 2 a 3 anos? Fazendo perguntas desse tipo percebemos que muitas pessoas chamamos por chamar, porque em algum momento vocês foram mais próximos, mas isso já é passado e não voltará a ser realidade no futuro. Além disso, utilizar o recurso de uma “lista de espera” é ótimo. Se você colocou a pessoa lá em primeiro lugar, sinal de que ela não faz tanto parte da sua vida.

Senso crítico é fundamental. No meu caso a maior dificuldade está em saber quem cortar da família, já que as duas famílias são muito grandes. Mas, o que aprendi é que será impossível não terminar com alguém de cara feia para nós. Então, não podemos ter dó. Não dá para pensar em chamar todo mundo e não dar conta de pagar os gastos. É para ser algo prazeroso, e não uma onde de stress do início ao fim. E lembre-se que o casamento é seu! Abra espaço para os convidados dos seus pais, mas coloque um limite de quantos amigos deles eles poderão chamar (a não ser que eles estejam bancando tudo, claro).

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